Marketing- und Kreativteams verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit Routineaufgaben. Besagte Aufgaben, darunter das Schreiben von E-Mails und das Planen von Inhalten, dauern allerdings häufig länger als gedacht und auch das Prüfen von Daten und Berichten nimmt viel Zeit in Anspruch.
Dabei bleibt wenig Raum für Ideen oder neue Ansätze. Digitale Prozesse übernehmen diese Aufgaben und machen Abläufe übersichtlicher, sodass mehr Raum für kreative Arbeit entsteht.
Prozessdigitalisierung greifbar machen
Digitale Abläufe wandeln wiederkehrende Aufgaben in klar definierte Schritte um, die leicht nachzuvollziehen sind. Statt jede Aktion manuell auszuführen, lassen sich also viele Tätigkeiten automatisch steuern, zum Beispiel das Sortieren von Kontakten oder die Zusammenstellung von Basisdaten.
Durch diese Vorgehensweise werden Abläufe nachvollziehbarer und transparenter, sodass das Team sofort erkennt, welche Aufgaben erledigt sind und wo noch Handlungsbedarf besteht. Zusätzlich entsteht eine verlässliche Struktur, die sicherstellt, dass nichts verlorengeht und Arbeitsschritte sauber dokumentiert sind.
Dadurch verlieren Teams weniger Zeit mit Abstimmungen und richten ihren Fokus auf die Aufgaben, die einen echten Mehrwert generieren.
Mit praxisnahem
Wissen zu digitalen Abläufen lassen sich zudem Methoden und Tools entdecken, die sich leicht in den Arbeitsalltag einfügen, ohne bestehende Strukturen zu überlasten oder komplizierte Anpassungen zu erfordern.
Abläufe klar gestalten
Nicht jede Aufgabe im Team ist sinnvoll automatisierbar. Bevor Systeme oder Tools eingeführt werden, empfiehlt sich deshalb die Überlegung, welche Tätigkeiten tatsächlich Zeit rauben und regelmäßig wiederholt werden.
Diese Analyse hilft, die Prozesse zu identifizieren, bei denen eine digitale Unterstützung den größten Effekt erzielt. Teams erkennen so schnell, wo der Einsatz von Automatisierung den Arbeitsalltag erleichtert und welche Aufgaben weiterhin bewusst manuell erledigt werden sollten.
Besonders relevant sind Arbeiten, die immer wieder anfallen und gleichzeitig Abstimmungen zwischen Teammitgliedern erfordern. Häufig handelt es sich dabei um Tätigkeiten wie das
• Vorbereiten und Veröffentlichen von Kampagnen
•
Planen von Social-Media-Strategien oder E-Mail-Kampagnen
• regelmäßige Prüfen und Aktualisieren von Zielgruppen
Indem sich Teams zunächst auf diese Aufgaben konzentrieren, lassen sich digitale Abläufe Schritt für Schritt einführen. So entfalten Automatisierungen ihre Wirkung effizient, ohne dass das Team überfordert wird, und es entstehen klare Abläufe.
Freiraum für kreative Arbeit
Wenn Systeme manuelle Schritte übernehmen, öffnet sich Raum für Ideen und neue Konzepte. Kreative Köpfe konzentrieren sich dann auf das Storytelling oder die Gestaltung von Inhalten, ohne von wiederkehrenden Aufgaben abgelenkt zu werden.
Ein Team, das Newsletter oder Social-Media-Beiträge automatisiert einplant, beschäftigt sich zum Beispiel intensiver mit Texten und Konzepten, weil Routinearbeiten erledigt sind, bevor sie überhaupt auffallen.
Workflows sichtbar und nachvollziehbar gestalten
Digitale Abläufe sollten von Verantwortlichen so aufgebaut werden, dass jeder Schritt klar ist. Zuständigkeiten für die Datenpflege und Kampagnenregeln sind also von Anfang an festzulegen und transparente Workflows verhindern Missverständnisse und erleichtern die Abstimmung.
Ein durchdachter Workflow kombiniert außerdem mehrere Aufgaben. Dazu gehören unter anderem das Planen von Inhalten und die Veröffentlichung von Posts in mehreren Kanälen. Durch diese Struktur entstehen Prozesse, die zuverlässig funktionieren und für das gesamte Team nachvollziehbar sind.
Kennzahlen als Orientierung nutzen
Digitale Abläufe liefern wertvolle Einblicke in die eigenen Prozesse. Sie zeigen genau, wie lange einzelne Arbeitsschritte dauern und welche Aufgaben regelmäßig anfallen. Zudem wird deutlich, welche Schritte einer genaueren Abstimmung oder Anpassung bedürfen. Teammitglieder erkennen somit auf einen Blick, wo Engpässe entstehen und welche Tätigkeiten besonders viel Zeit beanspruchen.
Diese Informationen unterstützen wiederum die
Priorisierung von Aufgaben und helfen, Ressourcen gezielt einzusetzen. Gleichzeitig erleichtern sie die Abstimmung innerhalb des Teams, da sich Fragen zu Zuständigkeiten und Fortschritten direkt anhand der Daten beantworten lassen.
So bleibt die Arbeit strukturiert und transparent und gleichzeitig nimmt der Planungsaufwand für Projekte ab.
Die Integration in bestehende Strukturen vorbereiten
Bevor Abläufe automatisiert werden, ist ein klarer Plan nötig. Teams sollten dazu klären, welche Daten relevant sind und wie Systeme miteinander kommunizieren. Auch die Bearbeitung von Fehlern hat großen Einfluss auf Abläufe. Dabei helfen konkrete Leitfragen.
• Welche Daten sind wichtig und wo liegen sie?
• Welche Systeme sprechen miteinander?
• Wie werden Fehler und Ausnahmen gehandhabt?
Diese Fragen verhindern Insellösungen, die später zusätzlichen Aufwand erzeugen. Zudem helfen sie dabei, dass digitale Prozesse vom Team angenommen werden.
Zusätzlich erleichtert die frühzeitige Abstimmung, dass alle Beteiligten die Abläufe verstehen und nachvollziehen. Klare Strukturen fördern letztlich die Zusammenarbeit, weil jeder sofort weiß, wo er Input liefern oder Entscheidungen treffen muss.
So lassen sich digitale Prozesse sauber in bestehende Arbeitsweisen einfügen, ohne dass nachträglich größere Anpassungen nötig werden.
Wagnerstr. 26 in 40212 Düsseldorf
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